Trabajo híbrido: cómo podría verse la oficina ahora


A medida que las empresas cambian a híbridos, el propósito de la oficina ha cambiado. Los trabajadores comenzarán a ver diferentes planos de planta, funciones y tecnologías.

El año pasado sirvió como un experimento extendido para las empresas, ya que probaron las mejores formas de administrar eficazmente una fuerza de trabajo remota. Ahora eso COVID-19-19 las restricciones están disminuyendo en muchas partes del mundo, sin embargo, los líderes ahora deben emprender un experimento completamente nuevo: ¿cómo traer esa misma fuerza de trabajo remota de regreso a la oficina y cómo debería ser esa oficina?

Esta es una pregunta que Adtrak, una agencia de marketing digital con sede en Nottingham, Reino Unido, ha abordado en las últimas semanas. Como muchas empresas, Adtrak ha adoptado un modelo híbrido, en el que los empleados solo deben ir a la oficina una vez a la semana el mismo día que su equipo. El resto del tiempo, a menos que sea mejor hacer una reunión en persona, tendrán la flexibilidad de trabajar desde casa.

“Realmente estamos tratando de ver la oficina de una manera diferente”, dice James O’Flaherty, director de operaciones comerciales de Adtrak. “Antes era, ‘voy a la oficina, porque eso es lo que hago para trabajar’. Ahora, queremos que sea más como: ‘Hoy voy a la oficina porque hoy es el día en que veo gente’. Estamos tratando de aprovechar ese día en la oficina para ser más colaborativos, tener algo de tiempo cara a cara y realmente reavivar la cultura que echamos de menos al ser remotos “.

El cambio a una fuerza laboral híbrida significó que O’Flaherty tuvo que repensar por completo la configuración en el espacio de 16,500 pies cuadrados de Adtrak. A principios de 2020, la agencia tenía 120 escritorios; ahora tienen sólo 70 (a pesar de retener una plantilla de alrededor de 100). Sin embargo, eso no significa que la oficina sea cada vez más pequeña. O’Flaherty lo ha reconfigurado para incluir espacios de trabajo en equipo que fomenten la colaboración, los trabajadores de escritorios compartidos pueden reservar a través de una aplicación, espacios sociales para promover el diálogo y salas equipadas con nueva tecnología para videoconferencias sin problemas con colegas que trabajan a distancia.

Atrás quedaron los días de rígidas estructuras sociales y físicas que muchas empresas creían que eran esenciales para un entorno de trabajo productivo.

Los expertos dicen que los informes sobre la desaparición de la oficina durante el año pasado han sido exagerados. En lugar de abandonarlos por completo, muchas empresas harán lo que ha hecho Adtrak y desarrollarán sus espacios para satisfacer las demandas de una fuerza laboral híbrida que quiere opciones y flexibilidad para dónde y cómo trabajan. Atrás quedaron los días de rígidas estructuras sociales y físicas que muchas empresas creían que eran esenciales para un entorno de trabajo productivo. En cambio, lo que hay son diseños más adaptables y áreas comunes destinadas a fomentar el trabajo en equipo, la creatividad y un sentido de conexión perdido durante la pandemia.

Menos escritorios, más espacios sociales

Las oficinas, por supuesto, están en constante evolución. Incluso antes de la pandemia, la digitalización y los cambios en las demandas generacionales ya estaban alterando enormemente el aspecto del mundo empresarial. Las granjas de cubículos habían dado paso a diseños de planta abierta, mientras que inventos tecnológicos como Google Docs, Slack y videoconferencia hicieron que la presencia física de los trabajadores en la oficina fuera menos esencial.

“Había una evolución del lugar de trabajo que ya estaba en marcha”, explica Robert Mankin, socio de la oficina de Los Ángeles de la firma de arquitectura NBBJ, que supervisa las prácticas corporativas internacionales. “Lo que hizo la pandemia fue echar combustible a eso y acelerar esa transformación de cinco a 10 años desde donde podría haber estado de otra manera”.

Nicola Gillen, especialista en diseño y estrategia del lugar de trabajo con sede en Londres y autora de Future Office, dice que las personas ya no viajarán al centro de las ciudades “para trabajar solas en filas, para ser monitoreadas en un estilo de gestión de presentismo anticuado que fue inventado hace más de 100 años. En cambio, vendrán a la oficina con más determinación por razones específicas ”, como el trabajo colaborativo, las reuniones y las sesiones de intercambio de ideas.

En lugar de largas filas de escritorios, las oficinas híbridas deberían favorecer los espacios de colaboración, dicen los expertos

Está claro que la mayoría de los trabajadores quieren ver a sus colegas en persona periódicamente, así como mantener la flexibilidad del trabajo desde casa. Un estudio de 3.000 trabajadores remotos con sede en el Reino Unido realizado en marzo por la plataforma de aprendizaje inteligente HowNow mostró que más de dos tercios (67%) se sentían desconectados de sus colegas, mientras que la mitad (49%) dijo que esta sensación de desconexión estaba teniendo un impacto negativo sobre cómo veían su trabajo. Una encuesta similar realizada en el lugar de trabajo Indeed mostró que el 45% de los trabajadores remotos de EE. UU. Se perdieron las reuniones en persona con sus colegas, y el 46% se perdió las conversaciones paralelas relacionadas con el trabajo que ocurren en la oficina.

“Cuanto más virtuales nos volvemos, más importante es que nos conectemos y nos comuniquemos cara a cara para respaldar esa existencia virtual”, dice Gillen. En consecuencia, prevé que “la cantidad de espacio individual (escritorios, oficinas, ese tipo de cosas) se reducirá a la mitad desde donde estaba en términos de mejores prácticas antes COVID-19”De alrededor del 50% al 30% (aunque esto variará considerablemente según la industria, señala).

Las empresas ahora están convirtiendo ese espacio individual en un espacio colaborativo y entornos sociales donde los trabajadores pueden reunirse. Después de todo, los investigadores sugieren que la colaboración no estructurada fuera de las reuniones formales es clave para un negocio exitoso. También puede haber áreas designadas para tutoría, aprendizaje y capacitación, algo que Gillen dice que se ha robado a la generación más joven durante los últimos 16 meses. Al crear espacios menos estructurados y más creativos, la esperanza es replantear la oficina como un destino más que como una obligación.

Cuanto más virtuales nos volvemos, más importante es que nos conectemos y nos comuniquemos cara a cara para apoyar esa existencia virtual – Nicola Gillen

Mankin cree que la oficina del futuro también deberá ser más ágil y capaz de cambiar según las exigencias de un día determinado. Esto podría significar muebles multipropósito que se pueden mover para promover la colaboración o particiones desmontables para momentos de privacidad. El trabajo en equipo podría tener lugar en una variedad de áreas formales e informales, mientras que también habría zonas específicas de tareas más tranquilas para el trabajo de cabeza hacia abajo.

Los empleados que ya no tienen escritorios asignados pueden, en cambio, compartir escritorios dentro de los vecindarios o grupos de equipos, por lo que siempre tendrán una base de operaciones. También se les pueden asignar casilleros o estanterías de equipo no solo para almacenar suministros, sino también para inculcar un sentido de conexión con el área en la que trabajan los equipos, según Gillen. Este tipo de cambios también abordan los problemas de salud y seguridad que podrían persistir mucho después de que la pandemia disminuya, ya que los escritorios abarrotados de artículos personales no suelen tener el tipo de limpieza profunda cada noche que lo haría un escritorio sin asignar.

Salud, bienestar y experiencia virtual

Los diseños de oficinas más nuevos también abordan una amplia gama de factores que abarcan no solo la salud y la seguridad, sino también el bienestar. Mankin, por ejemplo, está trabajando en un “lugar de trabajo restaurador” para la empresa coreana de tecnología financiera Hana Bank, cuyo objetivo es ayudar a los trabajadores a salir de la oficina sintiéndose mejor que cuando llegaron. Pueden lograr esto, dice, priorizando la flexibilidad y la agencia personal en el diseño de la oficina, activando espacios públicos para inspirar creatividad e incorporando un “parque infinito” de 12 pisos que atraviesa toda la sede, democratizando el acceso a la naturaleza.

Las oficinas híbridas se beneficiarán de cómodos espacios compartidos donde los equipos pueden intercambiar ideas.

“La salud era un tema creciente en el lugar de trabajo antes de la pandemia, pero se trataba más de ejercicio y acceso a la naturaleza”, dice Mankin. “Ahora ha pasado de ser algo discutido a algo fundamental, e incluye la salud física, la salud mental y el bienestar integral del trabajador”.

La nueva tecnología sin contacto para reemplazar superficies como botones y manijas también abordará los problemas de salud amplificados por la pandemia. Otros inventos tecnológicos pueden incluir reconocimiento facial (para reemplazar cosas como tarjetas magnéticas), señalización inteligente (para crear una experiencia sin fricciones y decirle que su primera reunión es en el tercer piso) o códigos QR para cosas como escritorios para sentarse y pararse que se pueden escanear. para adaptarse a su altura y preferencias con el fin de adaptarse a diferentes usuarios cada día.

El componente tecnológico más crucial del post-COVID-19-19 office será una herramienta para ayudar a cerrar la brecha entre el personal remoto y el personal presencial. Los expertos creen que la videoconferencia seguirá siendo una gran parte de nuestra vida laboral durante los próximos años. Como tal, empresas como Microsoft han estrenado elaboradas salas de conferencias con mesas curvas, equipos de proyección y micrófonos y cámaras especializados que hacen que los participantes en persona se sientan como si los participantes presentes y remotos se sientan como si todos estuvieran remotos.

De manera similar, Google ha sido pionero en una serie de dispositivos de alta tecnología que cree que serán cruciales en los próximos meses, incluidos robots de privacidad con paredes de globos de celofán que se inflan rápidamente para crear espacios flexibles. Queda por ver si se trata simplemente de trucos caros o del mobiliario de oficina del futuro. Como todos los demás, los gigantes tecnológicos simplemente están probando nuevas ideas y viendo qué se mantiene.

Nadie sabe con certeza cómo será la oficina de 2022, pero el retorno gradual (y a menudo híbrido) durante los próximos meses sin duda dará forma a su trayectoria. O’Flaherty, director de operaciones comerciales en Nottingham, es el primero en admitir que el modelo que se le ocurrió para su agencia de marketing digital probablemente no funcionará a largo plazo.

“Va a estar cerca, pero creo que nos llevará un poco de tiempo darnos cuenta”, dice. “En las primeras semanas revisaremos y perfeccionaremos, pero necesitamos obtener los comentarios de todos; necesitamos saber: es esto [new design] ¿trabajando?”

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