¿Son sus mensajes de trabajo tan privados como cree?

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Todos necesitamos desahogarnos sobre tareas o colegas a veces. Pero si nos quejamos de los dispositivos del trabajo, ¿pueden nuestros jefes leer nuestros mensajes?

¿Alguna vez ha tenido un mal día en el trabajo, se ha quejado con sus colegas a través de una aplicación de mensajería interna y luego le ha preocupado que su jefe pueda leer todas sus quejas? Resulta que tienes todo el derecho a estar preocupado; las comunicaciones en un dispositivo de trabajo rara vez son tan privadas como pueden parecer.

En julio, Netflix despidió a tres ejecutivos de marketing por mensajes que criticaban a sus colegas en lo que pensaban que era un canal privado de Slack. El codirector ejecutivo de Netflix, Ted Sarandos, explicó en una publicación de LinkedIn que no se trataba de un simple caso de empleados que se desahogaban en Slack, sino de “comentarios personales críticos hechos durante varios meses sobre sus pares”, incluso durante las reuniones en las que esos pares estaban presentando. «También vale la pena señalar que no supervisamos de forma proactiva Slack o el correo electrónico», continuó. «El canal de Slack estaba abierto, por lo que cualquier persona podía acceder a las conversaciones aunque los empleados interesados ​​pensaran que era privado».

Los trabajadores a menudo se ven seducidos por la ilusión de la privacidad cuando se trata de las comunicaciones en el lugar de trabajo, creyendo erróneamente que pueden chatear en privado, enviar correos electrónicos o incluso realizar videoconferencias en una computadora de la empresa sin que su empleador vea esa información después. Sin embargo, lo que parece privado en el momento a menudo puede convertirse en público con solo hacer clic en un botón. La realidad es que existe tecnología para que los empleadores rastreen prácticamente todas las comunicaciones en el lugar de trabajo de todos los empleados en todo momento, incluso si las empresas rara vez son transparentes sobre el nivel al que lo hacen.

Entonces, ¿dónde deben trazar la línea las empresas y qué deben tener en cuenta los trabajadores antes de enviar ese mensaje sin vigilancia?

Asume que nada es privado

«Los empleados deben asumir que cada vez que utilizan equipos de trabajo que son de su propiedad o que les han entregado, todo lo que puedan hacer, incluidas las comunicaciones escritas o los sitios web que puedan visitar, está sujeto a revisión», dice Heather Egan Sussman, directora del bufete de abogados Orrick’s, con sede en Boston. Grupo global de innovación de datos, privacidad y cibernética.

Por supuesto, existen razones legítimas por las que las empresas controlan las comunicaciones internas. Sussman dice que las empresas en sectores que incluyen servicios financieros están fuertemente regulados y necesitan monitorear de manera proactiva las comunicaciones como parte de sus programas de cumplimiento. Cualquiera que se ocupe de materiales sensibles (como registros médicos o contratos gubernamentales) también puede ser monitoreado de manera proactiva para proteger el negocio, la reputación y los recursos de la empresa.

Si bien los gerentes no se preocuparán por las quejas diarias, tienen las herramientas para examinar el chat que indica problemas de desempeño o culturales.

Las empresas fuera de estos sectores a menudo adoptan un enfoque más reactivo, dice Sussman, capturando comunicaciones a través de un programa de retención de registros (que archiva datos durante un período de tiempo determinado) y luego mirando hacia atrás en esa información solo cuando es necesario para abordar un problema. Esto incluye no solo mensajes y correos electrónicos, sino también a menudo videollamadas en Skype, Zoom o Teams, que se pueden grabar y registrar.

Muchas herramientas del lugar de trabajo, incluidas Slack, Google Workspace y Microsoft Teams, tienen funciones que permiten a la administración almacenar y buscar mensajes, especialmente si han pagado un plan premium. Eso significa que incluso si crea un chat grupal privado de dos o tres vías, o envía mensajes directos, la administración aún puede ver esas conversaciones aparentemente privadas (aunque a menudo tendrán que pasar por TI o RR.HH. para acceder, generalmente con una razón válida). En muchos casos, incluso en Slack, las empresas pueden incluso revisar el historial de edición y acceder a los mensajes eliminados. De manera similar, algunos sistemas de correo electrónico crearán una copia automática de todos los mensajes que pasan a través de ellos, mientras que otros crearán copias de seguridad de los mensajes nuevos a medida que lleguen a su bandeja de entrada. Como tal, nunca se puede asumir que un mensaje eliminado se ha ido para siempre.

Brian Kropp, jefe de investigación de la práctica de recursos humanos de la firma de asesoría e investigación global Gartner, con sede en el área de Washington DC, dice que la única vez que las empresas realmente regresan y revisan estas comunicaciones es cuando hay razones para creer que ha habido algún tipo de gestión del desempeño. problema, robo de datos, acoso u otra queja que justifique una investigación interna. Las quejas generales que no apuntan a un individuo rara vez son motivo de preocupación. De manera similar, los gerentes de todos los días no suelen tener la capacidad de realizar búsquedas de palabras clave libremente para cosas como sus nombres.

«Hay demasiada información para que valga la pena el esfuerzo de revisar y analizar todo», explica Kropp. “Además, si usted, como empleado, alguna vez se enterara de que están revisando y, en general, escaneando su correo electrónico, y si eso sale a la luz, los daños a la reputación serían enormes. ¿Ocurre? Sí, pero es muy, muy raro «.

‘Los empleados saben muy poco’

Cuando las empresas sospechan que se ha producido un comportamiento poco profesional, existen restricciones mínimas para evitar que escudriñen las comunicaciones de los empleados en el lugar de trabajo. Aunque las leyes estadounidenses y europeas protegen las comunicaciones sobre temas como la negociación colectiva, Kropp dice que, «en cualquier parte del mundo, no existe ningún requisito legal que diga que los empleadores deben informarle sobre los datos que están recopilando sobre usted».

Algunas empresas incluirán una declaración de alto nivel en su manual del empleado que diga que los trabajadores no tendrán expectativas de privacidad en el lugar de trabajo en sus comunicaciones, pero el grado real en que están siendo monitoreados puede ser extremadamente difícil de detectar. “Cuando firmas un contrato, normalmente el empleador no te dice, ‘te estamos monitoreando’”, dice Aida Ponce del Castillo, investigadora senior con sede en Bruselas en la Unidad de Prospectiva del Instituto Sindical Europeo. «Los empleados a menudo saben muy poco».

En un entorno profesional, puede ser mejor asumir que está siendo monitoreado y comportarse en consecuencia.

Entonces, ¿cómo puede desahogarse con sus colegas sobre una situación difícil sin preocuparse de que esos mensajes se usen en su contra? Suponiendo que la mayoría de las comunicaciones en la computadora de su trabajo se puedan registrar y almacenar, la forma más segura de compartir frustraciones, dice Ponce del Castillo, “es cara a cara o con un teléfono móvil privado que no está vinculado a su trabajo”. Incluso el correo electrónico personal o las cuentas de redes sociales a las que se accede en un dispositivo de propiedad del trabajo pueden abrirlo a la supervisión, agrega.

En un entorno profesional, puede ser mejor asumir que está siendo monitoreado y comportarse en consecuencia. Si desea expresar una queja sobre un compañero de trabajo o una situación profesional, piense si esa queja es constructiva y útil para la organización en general. Si es así, usar herramientas en el lugar de trabajo para compartir sus sentimientos no debería meterlo en problemas. Si el mensaje no puede considerarse necesariamente constructivo, probablemente sea mejor desahogarse en el carrito de café, en su teléfono privado o en el bar después del trabajo.

Sin embargo, en general, los expertos advierten que las empresas rara vez revisan las comunicaciones en el lugar de trabajo simplemente para ver quién se queja y quién no. Tales búsquedas, cuando ocurren, casi siempre buscan comentarios que son dirigidos, mal intencionados, discriminatorios o que podrían poner a la empresa en riesgo de litigio. Si no está seguro de a qué datos tiene acceso su empleador, durante cuánto tiempo se retiene y en qué circunstancias podría usarse, todo lo que debe hacer para averiguarlo es preguntar.

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